1、计划申请：使用单位填写物资采购申请表，申请表上须注明拟采购物资的名称、数量、预算单价、规格等，后附供详细技术方案和要求(10万元以上的贵重仪器设备附可行性论证报告，实验室建设或改造项目的还须提交材质要求和设计图纸)。

2、计划审批：物资采购计划必须履行审批手续。根据预算内、预算外和限额标准由相应领导逐级审批。

3、确定采购方式：根据需采购物资的实际情况(类别、预算金额的大小及相关规定)确定采购方式，主要有政府采购、学校公开招标、学校议标、协议供货、询价采购等五种采购方式。

4、签约：凡采购物资必须与供应商签订合同，合同由采购单位承办。物资采购合同的管理按《湖南中医药大学合同管理条例》执行。

5、接货、安装及培训：采购的物资到货时需开箱接货。单价在10万元以上的项目由使用单位、采购承办部门、厂商代表共同到场开箱接货并签字;其他的项目由使用单位和厂商代表到场开箱接货并签字。所有项目的安装和培训的相关工作由使用单位负责。

6、验收：采购回来的物资在使用部门使用一段时间后，应当执行货物验收程序。通过政府采购、学校公开招标及议标方式采购的项目由采购承办部门组织监察室、审计处、使用部门共同验收;通过其他方式采购的项目由使用单位自行验收。

7、入固定资产账：所有采购回的物资必须录入部门资产管理平台。单价在500元以上、或批量(总价500元以上)采购的家具及单价800元以上的仪器设备，均须建立固定资产台账;单价在500元—800元的低值耐用品，须建立低值耐用品台账。以上账目由使用单位输入资产管理平台。

8、报账：采购的物资在验收合格后，由经费管理部门凭采购合同、发票、固定资产验收入账单(卡)、合同审批付款单到计划财务处办理报账手续。